Jak naráz naimportovat položky do pokladny

V průběhu ledna a února se nám často množily dotazy, jak co nejefektivněji spravovat pokladnu a zároveň si nepřidělat práci na další pracovní úvazek. Jedna z výhod zavedení EET pro mnohé podnikatele byla vidina, že konečně získají přesný přehled nad svým prodeji, protože i když někteří už od revoluce vyznávali systém tužka - papír (v tom lepším případě), přesto cítili, že na dnešní dobu už to nestačí.

Často bylo slyšet, že dnešní podnikání už není jen o tom levně koupit, draho prodat a pozdě platit faktury, ale že je třeba hlídat zboží, mít rychle dostupné informace o prodeji a díky tomu mít prostor plánovat investice nebo zvyšovat zisk.

Z toho důvodu se zdá logické, že když ministr financí způsobil investici do pořízení pokladny povinnou, dalo by se toho zároveň využít pro více užitku. Všechny potencionální přínosy by ale odrovnalo velké množství prácespojené s denodenní a jednotlivou administrací všech položek, které se v případě většiny obchodníků pohybují v řádů vyšších stovek až tisíců (nemluvíme-li o "extrémistech" s 60.000 položky skladem a dalšími 30.000 v archivu).

Vývojový tým Kasa FIK kvůli tomu vyšel těmto požadavkům vstříc a vytvořil poměrně jednoduché prostředí pro hromadné vkládání položek.

 

Import dat nemusí být žádná věda

Veškeré hromadné změny v pokladně se provádějí prostřednictvím Vzdálené správy (BackOffice), takže v prvé řadě je potřeba znát své přístupové údaje. Dále je potřeba vytvořit soubor s položkami, které chceme naimportovat. Tento soubor je potřeba vytvořit ve formátu .csv, proto je nejvhodnější dělat tyto operace ne přes MS Excel, ale například přes LibreOffice Calc (můžete ho stáhnout zde).

Je doporučeno, aby položky, které chceme vytvořit, byly rozčleněny podle kategorií, kam je následně chcem přiřadit. 

Na začátek je potřeba vytvořit si sloupce, které nadepíšeme označeními. Ty jsou pro tento druh importu 4 - první je název položky (libovolně včetně diakritiky), dále cena bez DPH nebo cena s DPH, poté je třeba uvést požadovanou sazbu daně (ve formátu jako v pokladně, takže - 1.21, 1.15, 1.10 a 1.0). Pokud je podnikatel neplátce nejjednodušší je pro něho uvést nulovou sazbu (i když ani jakákoli jiná by na něho neměla vliv). A na závěr je třeba se rozhodnout, jestli je vhodné markovat na pokladně ručně, z paměti nebo prostřednictvím čtečky čárových kódů a podle toho nadepsat poslední řádek PLU (pro zadávání jednoduchých číselných zkratek pro produkty, třeba 101, 102, 103 atd.) nebo EAN (pro použití přes scanner).

Takto vytvořený soubor pouze ručně zkopíruji a vložím ve vzdálené správě pod záložkou Nastavení, kartou Položky a možností Importovat CSV do importačního okna. Zároveň vyberu cílovou kategorii kam chci import provést. (Ty je třeba mít vytvořeno na pokladně nebo Vzdálené správě předem.) Dále volbu potvrdím tlačítkem importovat a v dalším kroku označím své vytvořené sloupce podle potřeby. Dále už jen zkontroluji náhled v BackOffice a potvrdím tlačítkem Uložit požadované položky. 
 

Upozornění

I když je hromadný import lákavou věcí, je třeba nezapomínat na důležitá upozornění. V prvé řadě pro samotnou možnost importu je třeba vždy používat aktuální verzi programu na pokladně (aktuálně 1.122). Starší verze se mohou chovat nevyzpytatelně, ve výjiměčném případě mohou způsobit opak chtěného, a to sice vymazat ostatní položky z pokladny.

Dále pokladna stále funguje na Android zařízením, které i když se tváří jako klasický počítač, má stále poměrně omezenou operační pomět a výkon a není stavěné na rozsáhlé skladové moduly. Z toho důvodu se výslovně doporučuje nepoužívat na pokladně více jak 1.500 položek, protože to velmi pravděpodobně začne Vaši pokladnu zpomalovat a v extrémním případě na ní znemožnit práci.

Vše je třeba brát s rozumem, nikdo také nečeká, že se Škodou Fabií bude trhat závodní rekordy, proto nečekejme od pokladny výpočetní výkon, se kterým by byla schopna porazit Garri Kasparova v šachu.

 

Import vzor